Cập nhật ngày 6 tháng 11, 2024 bởi Sam Naficy, CEO của Prodoscore

Khi ngày càng có nhiều công ty tìm hiểu cách AI có thể thúc đẩy năng suất, một khía cạnh quan trọng thường bị bỏ qua: cách nhân viên thực sự áp dụng và sử dụng các công cụ này trong công việc hàng ngày. Câu hỏi không phải là liệu AI có thể nâng cao năng suất hay không, mà là làm thế nào các công ty có thể hỗ trợ hiệu quả nhân viên ở mọi giai đoạn của việc tương tác với AI để tối đa hóa lợi tức đầu tư (ROI).

Với vai trò là CEO của Prodoscore, nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm năng suất nhân viên và trí tuệ dữ liệu, tôi đã chứng kiến tận mắt việc áp dụng AI — hoặc sự thiếu sót của nó — diễn ra như thế nào tại nơi làm việc. Dựa trên những hiểu biết sâu sắc từ dữ liệu từ vị trí của Prodoscore tại giao điểm của AI và kinh doanh, dưới đây là ba điểm mấu chốt giúp các nhà lãnh đạo đảm bảo các công cụ AI được tận dụng tối đa trong toàn tổ chức của họ.

1. Khi nói đến việc sử dụng AI, có ba nhóm nhân viên khác nhau.

Khi AI trở thành mối quan tâm hàng đầu của các lãnh đạo cấp cao, cuộc thảo luận về việc áp dụng AI đã chuyển sang hướng đạt được các kết quả cụ thể. Lợi tức từ việc nâng cao năng suất nhờ AI hiện có thể được định lượng và hiểu rõ ở mức chi tiết, bao gồm cả thời gian sử dụng và tác động đến doanh thu. Dữ liệu gần đây từ Prodoscore cho thấy nhân viên có thể chia thành ba nhóm khác biệt khi nói đến việc áp dụng AI.

Người dùng thử nghiệm (Toe-dippers): Đây là những nhân viên sử dụng AI rất ít, chỉ tương tác khoảng hơn một phút mỗi phiên. Họ có thể đang thử nghiệm AI nhưng vẫn chưa tích hợp nó hoàn toàn vào quy trình làm việc của mình.

Người dùng thận trọng (Foot-waders): Đây là những người dùng có mức độ tương tác trung bình, truy cập các công cụ AI 2-4 lần mỗi phiên và trung bình sử dụng gần ba phút. Những nhân viên này đang thử nghiệm và tìm cách tích hợp AI để nâng cao công việc, nhưng vẫn tiếp cận các công cụ một cách thận trọng.

Người dùng chuyên sâu (Swimmers): Đây là những người dùng tích cực và có thể trở thành các nhà lãnh đạo về AI trong công ty. Họ tương tác với các công cụ AI năm lần trở lên mỗi phiên, với thời gian sử dụng trung bình gần sáu phút. Họ hiểu rõ giá trị mà AI mang lại cho vai trò của mình và cam kết tận dụng nó để cải thiện năng suất.

Các tổ chức nhận ra ba nhóm nhân viên khác biệt này có thể điều chỉnh chiến lược áp dụng AI sao cho phù hợp. Hơn nữa, tác động của AI đối với năng suất vượt qua các ranh giới ngành nghề. Dù là các trợ lý pháp lý, chuyên viên IT hay quản lý, các công cụ AI như OpenAI và nhiều công cụ khác đang chứng minh tính hữu ích trên một loạt các vai trò và ngành công nghiệp. Trong từng trường hợp, việc sử dụng AI đã cho thấy những cải tiến đáng kể về hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

2. Cách tiếp cận linh hoạt, dựa trên dữ liệu giúp áp dụng AI mang lại lợi ích lớn hơn

Để thực sự khai thác sức mạnh của AI, các công ty cần vượt ra ngoài việc chỉ sử dụng AI như một từ khóa quảng cáo. Các doanh nghiệp thành công sử dụng dữ liệu để duy trì sự linh hoạt, từ đó đưa ra các quyết định thông minh và có cơ sở liên quan đến nguồn lực và hiệu quả làm việc.

Ví dụ, theo dõi mối quan hệ giữa việc sử dụng AI của nhân viên và năng suất giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về cách các công cụ này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Nghiên cứu của Prodoscore cho thấy, vào những ngày nhân viên sử dụng các công cụ như OpenAI hoặc Gemini, họ tăng năng suất từ 15-21% so với những người không sử dụng. Đồng thời, nhân viên sử dụng AI làm việc trung bình thêm 90 phút mỗi ngày so với những người không sử dụng các công cụ này. Họ cũng dành nhiều thời gian hơn để cộng tác thông qua các công cụ nhắn tin và trò chuyện, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn.

Những con số này nhấn mạnh một điểm quan trọng: tác động của AI đến năng suất là đáng kể. Tuy nhiên, chỉ đơn thuần giới thiệu AI vào nơi làm việc là chưa đủ. Một cách tiếp cận linh hoạt, dựa trên dữ liệu và có thể điều chỉnh là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên áp dụng các công cụ AI theo cách hỗ trợ quy trình làm việc của họ và đạt được các mục tiêu của công ty.

Hơn nữa, tầm quan trọng của việc giao tiếp giữa nhân viên và quản lý không thể bị đánh giá thấp, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp. Dữ liệu từ Prodoscore cho thấy, 61% các nhà quản lý không nói chuyện với ít nhất một thành viên trong nhóm của họ trong một tuần nhất định, trong khi chỉ 16% duy trì liên lạc hàng ngày với tất cả các thành viên. Khoảng cách trung bình trong giao tiếp là 3-4 ngày, điều này có thể cản trở việc sử dụng hiệu quả các công cụ AI và ảnh hưởng đến năng suất tổng thể.

Để khai thác tối đa giá trị của AI, các công ty cần đảm bảo thiết lập quy trình giao tiếp hiệu quả giữa quản lý và nhân viên, đặc biệt là trong việc áp dụng AI. Trong môi trường làm việc kết hợp, sự giao tiếp hiệu quả càng trở nên quan trọng hơn.

3. Đào tạo và thiết lập hướng dẫn sử dụng là điều cần thiết

Mặc dù AI mang lại những lợi ích rõ ràng, nhưng vẫn tồn tại khoảng cách đáng kể giữa những nhân viên cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ AI và những người không. Thu hẹp khoảng cách này là điều quan trọng, và trách nhiệm thuộc về các nhà tuyển dụng trong việc cung cấp các chương trình đào tạo cần thiết cùng với việc thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về cách áp dụng các công cụ AI.

Dữ liệu từ Prodoscore cho thấy rằng, dù 24% nhân viên đã từng sử dụng OpenAI hoặc Gemini ít nhất một lần, mức độ tương tác lại khác nhau rất nhiều. Một nửa trong số những người dùng này tương tác với các công cụ AI năm lần trở lên trong ngày làm việc, với thời gian sử dụng trung bình gần sáu phút. Tuy nhiên, nửa còn lại chỉ sử dụng hơn hai phút một chút.

Sự chênh lệch này cho thấy nhu cầu cấp thiết về việc đào tạo liên tục. Những nhân viên không chắc chắn về cách sử dụng các công cụ AI một cách hiệu quả có thể tránh né chúng hoàn toàn, điều này sẽ hạn chế khả năng của tổ chức trong việc tận dụng đầy đủ lợi ích của AI, và thậm chí có thể giảm năng suất do gây ra căng thẳng không cần thiết hoặc lãng phí thời gian. Bằng cách cung cấp chương trình đào tạo toàn diện và thiết lập các hướng dẫn sử dụng rõ ràng, các công ty có thể đảm bảo rằng nhiều nhân viên sẽ vượt qua giai đoạn “dùng thử” ban đầu và thực sự tận dụng AI một cách triệt để.

Nhìn về tương lai, AI chỉ có thể nâng cao năng suất nếu nhân viên cam kết sử dụng các công cụ mà họ có sẵn. Cam kết này sẽ trở nên khả thi hơn khi các công ty cung cấp chương trình đào tạo và truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng liên quan đến việc sử dụng AI.

AI đang định hình năng suất – các nhà lãnh đạo cần thích ứng

Việc áp dụng AI đang từng bước định hình lại cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo hiện có quyền truy cập vào lượng dữ liệu nhiều hơn bao giờ hết để hỗ trợ đưa ra quyết định. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải cân bằng giữa việc dựa vào dữ liệu và tận dụng chuyên môn của đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm cùng với ban lãnh đạo cấp cao.

Một trong những lợi thế đáng kể nhất của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) sử dụng AI là khả năng thúc đẩy các quyết định kinh doanh trong thời gian thực. Khi dữ liệu liên tục đổ vào, các thay đổi trong tổ chức có thể được thực hiện một cách linh hoạt, cho phép doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh hướng đi và tối ưu hóa kết quả. Tuy nhiên, dữ liệu không nên là yếu tố quyết định duy nhất. Các nhà lãnh đạo vẫn cần dựa vào chuyên môn và trực giác của đội ngũ của họ. Ban lãnh đạo cấp cao nắm giữ những kiến thức vô giá cần được tích hợp cùng với các thông tin từ AI để tạo ra một cách tiếp cận toàn diện cho năng suất và đổi mới.

Cuối cùng, những tổ chức thành công nhất sẽ là những tổ chức có khả năng duy trì sự linh hoạt, theo dõi sát sao xu hướng sử dụng AI và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Việc áp dụng AI không phải là một công thức chung cho tất cả mà đòi hỏi sự điều chỉnh liên tục, giao tiếp và đào tạo để thực sự khai phá tiềm năng của nó.