Trong xu thế phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ AI thế hệ mới hay còn gọi là AI tạo sinh thì việc ứng dụng chúng vào các công việc hàng ngày sẽ mang lại cơ hội cũng như động lực to lớn cho các tổ chức và doanh nghiệp trong việc tối ưu nguồn lực vốn đã không dư giả của mình.
Hãy tưởng tượng rằng chúng ta là một tổ chức trong khoảng từ 50-1000 nhân sự trở lên trong khi bộ phận nhân sự trong khoảng từ 1-10 người với nhiều công việc cần phải thực hiện khác nhau như tuyển dụng, giới thiệu, đánh giá, quản lý hồ sơ, lo lắng các vấn đề bảo hiểm, thai sản cũng như chế độ theo quy định pháp luật cùng với các chế độ riêng của công ty cho từng cá nhân thì đó là một khối lượng thật là khủng khiếp.
Vậy làm sao để có thể giải quyết hết công việc, làm sao có thể trả lời hết được câu hỏi của nhân sự trong toàn công ty một cách mượt mà, nhanh chóng 24/7/365?
Điều này chắc chắn sẽ bất khả thì cho dù bạn cố gắng đến đâu đi chăng nữa! Vậy giải pháp nào cho những tổ chức trong tình trạng như thế này?
Dĩ nhiên GenAI là một giải pháp mà MyGPT sẽ trao đổi cùng các bạn ở đây nhằm tháo gỡ nút thắt về nhân sự này.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ minh hoạ một trường hợp giả tưởng trả lời các câu hỏi liên quan đến Chế độ nghỉ phép của Nhân sự trong đó sử dụng giải pháp sẽ được triển khai bao gồm:
- Tác nhân đa tiến trình (Multi Agents)
- Mô hình ngôn ngữ lớn
- Hệ thống cơ sở tri thức nội bộ dưới dạng Vectors Database
- Quyền truy vấn hệ thống phần mềm Quản lý nhân sự qua APIs
- Giao tiếp người dùng thông qua giao diện Chatbot, tương tác/trả lời bằng text
Sơ đồ trường hợp sử dụng
- Người dùng gửi câu hỏi, Chatbot xác định yêu cầu, nếu đúng vấn đề trao đổi liên quan đến Chế độ nghỉ phép của Nhân sự thì chuyển bước tiếp theo. Nếu không thì tiếp tục tương tác trong phạm vi được huấn luyện.
- Tương tác hỏi để lấy thêm thông tin đủ để có thể trả lời về chế độ nghỉ phép nếu người dùng chưa cung cấp đầy đủ. Ví dụ như Mã nhân viên, số điện thoại nhân viên hoặc mã yêu cầu trên hệ thống HR…
- Chuyển yêu cầu đến Tác nhân tra cứu tri thức
- Tra cứu Vector DB để lấy thông tin sát nhất về các quy định liên quan đến Chế độ nghỉ phép
- Chuyển thông tin về quy định liên quan đến Tác nhân xử lý thông tin
- Chuyển yêu cầu đến Tác nhân APIs
- Tiến hành gọi API đến hệ thống Nhân sự với thông tin đầu vào như Mã Nhân viên; Số điện thoại; hoặc Mã yêu cầu.
- Nhận thông tin trạng thái được trả về bao gồm tổng số ngày phép, số ngày đã nghỉ hoặc trạng thái phê duyệt hồ sơ của Nhân viên trên phần mềm Nhân sự sau đó chuyển đến Tác nhân xử lý thông tin.
- Tác nhân xử lý thông tin sau khi tiếp nhận đầy đủ Quy định liên quan đến chế độ nghỉ phép, Tổng số ngày được phép, số ngày đã nghỉ hoặc trạng thái phê quyệt đề nghị nghỉ phép sẽ tiến hành kiểm tra thông tin hợp lệ thì tiếp tục chuyển đến Agent LLM.
- Agent LLM sẽ kết hợp cùng câu hỏi ban đầu của Nhân viên sau đó gửi đến Mô hình ngôn ngữ để tìm kiếm câu trả lời dựa trên dữ liệu được cung cấp.
- Chuyến tiếp phản hồi lại đến Tác nhân giao diện.
- Tác nhân giao diện sẽ quyết định trả lại text hoặc UI đồ hoạ đến Nhân viên.
Một hội thoại sử dụng trong trường hợp này sẽ thế nào?
- Người dùng: Xin chào, tôi muốn hỏi về vấn đề nhân sự
- Chatbot: Rất sẵn sàng, liệu tôi có thể giúp gì được cho bạn
- Người dùng: Tôi muốn biết yêu cầu nghỉ phép của tôi gửi đi được xử lý đến đâu rồi
- Chatbot: Bạn có thể cho tôi biết mã nhân viên của bạn không?
- Người dùng: Mã nhân viên của tôi là DEV435
- Chatbot: Chúng tôi tìm thấy 2 yêu cầu của bạn trên hệ thống HR, bạn có thể cho tôi biết thêm mã yêu cầu của bạn không?
- Người dùng: Mã yêu cầu của tôi là MYC05635
- Chatbot: Cám ơn bạn đã cung cấp thông tin. Dựa vào Quy định và thông tin mà tôi tìm được trên hệ thống, hiện tại yêu cầu của bạn đang được chờ duyệt tại vị trí của Giám đốc Nhân sự tuy nhiên tôi phát hiện ra rằng theo quy định thì bạn có 14 ngày phép trong năm, bạn đã nghỉ 10 ngày và yêu cầu này của bạn có yêu cầu là 6 ngày, như vậy quá số ngày được phép. Hãy kiểm tra lại kỹ phiếu yêu cầu của bạn để điều chỉnh việc này.
- Người dùng: Oh, thế à, cảm ơn bạn nhé
- Chatbot: HR hân hạnh được phục vụ bạn
Giải thích thêm về trường hợp sử dụng
Như các bạn đã thấy, trong trường hợp sử dụng này hệ thống sẽ không tiến hành xử lý câu hỏi hoặc đoán câu hỏi theo một kịch bản nào đó vì chúng đã bao gồm khả năng hiểu câu hỏi một cách đầy đủ ví dụ như trong câu hỏi của người dùng có các yếu tố như:
- tôi muốn biết: có nghĩa là cần phải tìm kiếm thông tin
- xử lý đến đâu: có nghĩa là họ quan tâm đến trạng thái của công việc
- mã yêu cầu/ mã nhân viên của tôi: đó là cung cấp thông tin, không phải câu hỏi
- cảm ơn nhé: đó không phải câu hỏi, không phải câu cung cấp thông tin, chỉ là câu xã giao
Và khi đã tập hợp đủ thông tin rồi Chatbot trả lời lại người dùng bằng những thông tin lập luận mới chưa có trong yêu cầu ban đầu của câu hỏi, tuy nhiên nó liên quan đó là:
- Số ngày phép quy định là 14 ngày
- Bạn đã nghỉ 10 ngày
- Bạn đã yêu cầu 6 ngày
- Như vậy là quá quy định
- Lời khuyên: bạn cần kiểm tra lại để điều chỉnh
Thân thiện và đầy đủ phải không các bạn?
Như các bạn đã biết, bên ngoài Dữ liệu mà MyGPT cùng đội ngũ nhân sự huấn luyện ban đầu bao gồm Quy định về chế độ; Các API để lấy thông tin; Mô hình ngôn ngữ được sử dụng cùng các xử lý kiểm tra tại các Tác nhân trong hệ thống thì chúng tôi không định sẵn bất cứ tình huống trả lời nào từ việc hỏi của người dùng cũng như các kết quả của Chatbot trả lại đến Nhân viên. Tất cả chỉ dựa trên logic của vấn đề được quy định, ý định hỏi của người sử dụng để quy diễn mà ra.
Sẵn sàng cho trường hợp riêng trong tổ chức của bạn
Trường hợp sử dụng trên chỉ là một giả định với việc hỏi đáp liên quan đến vấn đề nghỉ phép thường gặp trong một tổ chức. Trong thực tế có thể có nhiều tình huống phức tạp hơn xẩy ra. Nếu bạn quan tâm đến trường hợp sử dụng của Doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với chúng tôi để cùng nhau triển khai một Chatbot AI riêng theo đặc thù.
