Tác giả: Aytekin Tank, Nhà sáng lập của Jotform
Xuất bản 3 ngày trước vào ngày 22 tháng 8, 2024

Khi bộ phim Her ra mắt vào năm 2013, ý tưởng rằng một con người có thể hình thành mối quan hệ với một trợ lý được hỗ trợ bởi AI là điều khó tưởng tượng, chưa kể đến việc nó có phần hơi viễn tưởng. 11 năm sau, các công cụ AI chưa thay thế những đối tác lãng mạn (chưa), nhưng chúng đang đóng vai trò ngày càng quan trọng trong môi trường làm việc. Thực tế, các nhà nghiên cứu đang thay đổi cách nhìn về AI, từ một công cụ sang một thành viên hợp tác trong nhóm. Tuy nhiên, nghiên cứu đã cho thấy rằng việc thêm một đồng đội AI có thể làm giảm sự phối hợp, giao tiếp và niềm tin. Mặc dù có những thách thức này, nhiều tổ chức vẫn đang tìm cách tích hợp AI vào hoạt động của họ mà không làm tổn hại đến sự hợp tác trong nhóm. Đào tạo và xác định rõ ràng cách sử dụng AI là yếu tố then chốt.

Tại Jotform, chúng tôi đã tích hợp AI vào các quy trình trong mọi chức năng kinh doanh. Nó đã thay đổi hoàn toàn động lực của đội ngũ, cải thiện giao tiếp và tăng năng suất trong những nhiệm vụ quan trọng. Dưới đây là cái nhìn cận cảnh hơn về cách chúng tôi làm điều đó.

Quản lý Dự án Mà Không Cần Kiên Nhẫn

Một số người cho rằng kiên nhẫn là một đức tính tốt, nhưng trong bối cảnh quản lý dự án nhóm, kiên nhẫn là điều không cần thiết. Những nút thắt cổ chai làm giảm đà tiến và làm mất đi động lực. Không có gì tệ hơn khi cảm thấy hứng khởi và tràn đầy năng lượng, chỉ để rồi phải lo lắng chờ đợi phản hồi từ một thành viên trong nhóm. Chưa kể: thời gian quý báu bị lãng phí.

Các công cụ quản lý công việc được hỗ trợ bởi AI có thể thay đổi hoàn toàn động lực dự án của nhóm bằng cách loại bỏ nhiều sự phụ thuộc vốn thường làm chậm tiến độ. Ví dụ, nếu bạn là một người quản lý, việc sử dụng công cụ quản lý dự án dựa trên AI có thể giúp bạn nắm bắt quy trình làm việc của nhân viên mà không cần phải hỏi. Các công cụ AI có thể tìm ra cách tiết kiệm thời gian và tăng năng suất chung.

Hãy xem xét một nền tảng quản lý công việc như Asana: các tính năng AI của nó có thể gợi ý các bước tiếp theo trong dự án, cảnh báo về những nút thắt cổ chai tiềm ẩn, và cung cấp cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc và năng suất của nhóm. Đó giống như việc có thêm một thành viên trong nhóm chuyên phân tích và cải thiện hậu cần, để các thành viên khác có thể tập trung vào những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

Tinh Gọn Nghiên Cứu và Chia Sẻ Thông Tin

Một người bạn làm luật sư từng kể với tôi về khóa học nghiên cứu pháp lý mà cô ấy đã hoàn thành trong trường luật. Vào thời đó, nghiên cứu pháp lý phụ thuộc rất nhiều vào các công cụ tìm kiếm chuyên biệt, và không có gì ngạc nhiên khi phải mất gần như cả học kỳ để nắm vững nghệ thuật sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Ngày nay, các công cụ hỗ trợ bởi AI như ChatGPT đang thay đổi cách chúng ta thực hiện nghiên cứu trực tuyến. Với khả năng tinh gọn quá trình nghiên cứu và chia sẻ thông tin, không có gì lạ khi ChatGPT đang dần thay thế các công cụ tìm kiếm phổ biến đối với những nhóm làm việc có tốc độ nhanh.

Với ChatGPT, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tinh chỉnh các câu hỏi nghiên cứu và truy cập kết quả bạn cần nhanh hơn. ChatGPT có thể tóm tắt gần như ngay lập tức các bài nghiên cứu dài, báo cáo và tập dữ liệu. Đôi khi, những tài liệu này sẽ cần bạn tập trung hoàn toàn. Nhưng khi bạn chỉ cần những điểm chính, bạn có thể giao nhiệm vụ hiểu nội dung cho ChatGPT và chia sẻ thông tin quan trọng đến các đồng đội của mình.

Giả sử bạn đang tìm kiếm một giải pháp và không biết bắt đầu từ đâu. ChatGPT có thể là công cụ hữu ích trong quá trình động não, tạo ra ý tưởng và các phương pháp tiếp cận thay thế cho bạn và các thành viên trong nhóm. Không còn việc nhìn chằm chằm vào một trang giấy trắng chờ cảm hứng đến. Ví dụ, một trong những nhóm của chúng tôi đang tạo nội dung về thế hệ Z trong môi trường làm việc và cần một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các xu hướng hàng đầu. ChatGPT đã giúp khởi động quá trình, để lại cho các thành viên trong nhóm của chúng tôi nhiều năng lượng hơn để dành cho việc lựa chọn và phát triển chiến lược nội dung tốt nhất.

Khi bạn sử dụng các công cụ AI để tạo ra và nghiên cứu ý tưởng, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho suy nghĩ sáng tạo và xem xét các quan điểm đa dạng của các thành viên khác trong nhóm. Trong thời đại AI, đây là công việc xác định những nhân viên và tổ chức thành công.

Biến Các Cuộc Họp Trở Nên Hiệu Quả

Các cuộc họp có thể làm tốn thời gian. Trong một cuộc khảo sát gần đây với 5.000 nhân viên tri thức trên bốn châu lục, 78% số người được hỏi cho biết họ được yêu cầu tham gia quá nhiều cuộc họp đến mức khó hoàn thành công việc của mình. Các cuộc họp cũng có thể gây mệt mỏi. Trong cùng cuộc khảo sát, 76% cho biết họ cảm thấy kiệt sức vào những ngày có nhiều cuộc họp.

Tôi ủng hộ việc giữ cho số lượng cuộc họp ở mức tối thiểu và cắt giảm những cập nhật trạng thái không cần thiết. Tôi muốn nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc mà họ đam mê. Họ cần đủ thời gian để bước vào trạng thái “dòng chảy”. Nhưng khi nói đến các cuộc họp quan trọng, tôi muốn mọi người có thể tập trung hoàn toàn. Đó là lúc các công cụ tự động hóa hỗ trợ bởi AI phát huy tác dụng, giúp lắng nghe và ghi lại nội dung cuộc họp để đảm bảo rằng không có điều gì bị bỏ sót. Các nhóm của chúng tôi tích hợp ứng dụng nhận diện giọng nói AI trực tiếp vào nền tảng hội nghị video. Ghi chú cuộc họp được tự động lưu dưới dạng văn bản trong tài liệu Google. Nếu sau đó, một trong những người tham dự cần nhớ lại điều gì đó đã thảo luận trong cuộc họp, chỉ cần tìm kiếm nhanh trên Google Drive là đủ.

Công cụ AI đơn giản này cho phép chúng tôi tập trung sự chú ý vào nội dung thực sự của cuộc họp, thay vì việc ghi chép tẻ nhạt. Khi chúng tôi có mặt đầy đủ, chúng tôi có những cuộc trò chuyện sâu sắc hơn, ý tưởng tốt hơn và tìm ra những giải pháp tốt hơn—một ví dụ cho thấy cách AI thúc đẩy sự hợp tác và đổi mới.

Điều Phối Lịch Trình

Một trong những điều tuyệt vời của AI là khả năng tự động hóa giao tiếp của bạn—và mang lại sự yên tâm. Lập lịch trình là một lĩnh vực khác mà thời gian và năng lượng thường bị lãng phí không cần thiết. Với các công cụ lập lịch AI, bạn có thể bỏ qua những trao đổi qua lại nhàm chán để cố gắng điều phối nhiều lịch làm việc, tức là những giao tiếp không mang lại giá trị cao, và không cần lo lắng về việc quên ghi chú một sự kiện nào đó vào lịch của mình. Bộ nhớ ngắn hạn có thể lưu trữ trung bình bảy mẩu thông tin tại bất kỳ thời điểm nào. Tại sao lại lãng phí không gian quý giá đó cho một thời gian và ngày họp khi một công cụ AI có thể xử lý điều đó cho bạn?

Các công cụ hỗ trợ AI như Clara sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để thiết lập các cuộc họp và đàm phán thời gian với những người tham gia cuộc họp. Bạn có thể tích hợp nó vào email và lịch của mình, thiết lập thông báo và theo dõi. Clara có thể cung cấp thông tin chi tiết về các cuộc hội thoại email của bạn để quản lý lịch trình hiệu quả hơn.

Với Clara và các công cụ lập lịch AI tương tự, mọi người trong tổ chức của bạn, từ nhân viên mới đến lãnh đạo cấp cao, đều có thể có một trợ lý cá nhân, giúp họ tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Theo cách đó, thật khó để không yêu thích AI. Có thể nói rằng bộ phim Her không phải là quá xa vời.