Tác giả: Mitri Dahdaly
Ngày 12 tháng 12 năm 2023
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh đã thu hút sự chú ý với cách nó làm biến động thế giới doanh nghiệp, nhưng các doanh nghiệp sử dụng nhân viên không làm việc tại bàn cũng có thể hưởng lợi từ công nghệ này như một phần của quy trình quản lý nhân sự (WFM) của họ. Theo báo cáo mới nhất của McKinsey & Company, trí tuệ nhân tạo tạo sinh có tiềm năng tự động hóa các nhiệm vụ làm việc tẻ nhạt tại nơi làm việc, chiếm tới 70% thời gian của nhân viên, giải phóng thời gian của họ để thực hiện các nhiệm vụ ý nghĩa và đầy đủ nghĩa vụ trong công việc.
Một thách thức đáng kể trong quản lý nhân sự là phục vụ cho những người làm việc không tại bàn. Những nhân viên này thường phải đối mặt với tỷ lệ nghỉ việc cao và có thể không có cơ hội hoặc mong muốn tham gia đào tạo phần mềm chuyên sâu. Trí tuệ nhân tạo sinh sáng xuất hiện. Hãy tưởng tượng một thế giới nơi tất cả các chức năng quản lý nhân sự và chuyên môn sâu về quản lý tuân thủ hoặc chính sách doanh nghiệp có thể tiếp cận thông qua một cuộc trò chuyện đơn giản. Không có menu, không có giao diện phức tạp – chỉ là cuộc trò chuyện tự nhiên có thể hiểu và thực hiện các yêu cầu. Điều này là cách mạng đối với nhóm lớn nhân viên hàng giờ trực tiếp, thường ưa thích tính tức thì và sự đơn giản.
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh sẽ thay đổi cách thức tương tác với phần mềm, dẫn đến một thời đại mới khi quản lý nhân sự trở nên một cách tự nhiên, dễ hiểu đối với người làm việc bên ngoài văn phòng. Nó sẽ mang lại cho họ khả năng tiếp cận các chức năng quản lý nhân sự mạnh mẽ và tận dụng chuyên môn sâu thông qua các tương tác trò chuyện đơn giản. Bằng cách tận dụng sức mạnh của xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tự động hóa thông minh, trí tuệ nhân tạo sinh sáng không chỉ hiểu mà còn thực hiện hiệu quả các yêu cầu của người sử dụng.
Hãy khám phá ba cách quan trọng mà trí tuệ nhân tạo sinh sáng có thể cải thiện quy trình quản lý nhân sự (WFM).
#1: Trợ lý ảo cá nhân, hiểu biết và có thể hành động
Từ Siri đến Alexa và xa hơn, trợ lý ảo đã có mặt phổ biến trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta – nhưng trí tuệ nhân tạo sinh sáng đang làm cho chúng trở nên mạnh mẽ và cụ thể hơn trong các chức năng của chúng.
Khi tích hợp vào một giải pháp WFM, một trợ lý ảo được trang bị trí tuệ nhân tạo có thể tối ưu hóa quá trình tìm kiếm thông tin chuyên gia thông qua một cuộc trò chuyện đơn giản của câu hỏi và trả lời. Với quyền truy cập vào các cơ sở thông tin trên toàn doanh nghiệp, nền tảng WFM chính mình và các nguồn thông tin bên thứ ba được chọn lọc – như trang web .gov để truy vấn về tuân thủ – một trợ lý ảo của trí tuệ nhân tạo có thể ngay lập tức cung cấp thông tin thời gian thực trực tiếp trả lời các câu hỏi của người sử dụng. Không chỉ có thể tìm kiếm thông tin, mà nó còn có thể thực hiện ngay lập tức các hành động dựa trên thông tin đó.
Nhân viên làm việc theo giờ, đặc biệt là những người làm việc trong ngành dịch vụ, không thể bị ràng buộc bởi máy tính hoặc máy tính bảng. Và họ không có thời gian để học cách điều hướng trong các chương trình phần mềm phức tạp ở phía sau. Một trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo cá nhân, hiểu biết và có thể hành động sẽ giải quyết những vấn đề này bằng cách giúp nhân viên truy cập nhanh chóng thông tin họ cần và tự động hành động dựa trên thông tin đó. Bằng cách này, nó sẽ nâng cao kỹ năng của nhân viên và tăng cường sự tương tác của họ với nền tảng để đạt được hiệu suất làm việc lớn hơn.
Tuy nhiên, có những rủi ro về quyền riêng tư và an ninh liên quan đến một trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo. Quản trị viên phải đảm bảo rằng giao diện trí tuệ nhân tạo cung cấp thông tin ngữ cảnh. Điều này giúp tránh trường hợp nhân viên nhận thông tin chỉ dành cho quản lý một cách ngẫu nhiên, và quản lý không bị khóa khỏi bất kỳ thông tin nhạy cảm nào có thể quan trọng đối với vai trò cụ thể của họ.
Vì những công nghệ này đang ở giai đoạn phát triển sớm, chúng cũng mang theo khả năng đưa ra kết quả sai lệch, hoặc ‘ảo giác.’ Các giải pháp cho phép mọi dữ liệu được bao gồm trong bộ kết quả đang ở nguy cơ cao nhất. Hãy tìm kiếm các giải pháp cẩn thận trong việc chọn lọc các nguồn dữ liệu được phép được truy cập bởi trợ lý ảo, như các trang web chính phủ tin cậy, bao gồm Bộ Lao động Hoa Kỳ, và các hướng dẫn và sách hướng dẫn của công ty.
#2: Hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp của nhân viên
Việc trợ lý ảo trí tuệ nhân tạo chỉ phổ biến thông tin qua nền tảng quản lý nhân sự (WFM) không đủ; một chương trình hiệu quả cũng nên giúp nhân viên tự động thực hiện các nhiệm vụ WFM thông qua lệnh giọng hoặc văn bản để tăng cường năng suất.
Nhân viên có thể hỏi hệ thống về ca làm việc nào mở trong tuần này và tự động đăng ký ca làm việc đó. Quản lý sẽ tự động được thông báo về thay đổi trong lịch trình. Việc tư vấn với một trợ lý ảo cũng trở nên không thể thiếu đối với các quản lý, vì chương trình có thể cung cấp cái nhìn nhanh chóng về các quy trình kinh doanh, từ đó hỗ trợ quản lý và ra quyết định tốt hơn. Khi quản lý có ngay lập tức quyền truy cập vào những thông tin này, cũng như các bước tiếp theo được đề xuất, họ sẽ ít bị sai lầm vì họ có tất cả các nguồn lực cần thiết ngay tại tay. Như vậy, họ có thể hướng dẫn nhân viên của mình tốt hơn và thiết lập toàn bộ doanh nghiệp để đạt được thành công.
#3: Huấn luyện và đào tạo nhân viên
Việc đào tạo nhân viên mới có thể là một trong những khía cạnh đáng giá nhất của công việc của một quản lý – nhưng cũng có thể là một trong những công việc mất thời gian nhất. Những người làm việc không tại bàn trong các ngành công nghiệp lao động chủ yếu thường thiếu chuyên môn kỹ thuật và có thể gặp khó khăn khi học các công nghệ mới, đặc biệt là nếu những công nghệ đó được đưa vào để thay thế một hệ thống mà họ có thể đã làm việc với nhiều năm.
Trí tuệ nhân tạo sinh sáng có tiềm năng làm tăng hiệu quả quá trình học và phát triển của nhân viên bằng cách cho phép họ đặt câu hỏi và thực hiện các hành động thông qua các lệnh đơn giản. Quản lý có thể nhận được hướng dẫn từng bước để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của WFM như tạo lịch trình hoặc phê duyệt các trường hợp đặc biệt. Nhân viên có thể nhận được hướng dẫn về cách gửi ưu tiên lịch trình, thay đổi sẵn có của họ, đăng ký ca làm việc trống, yêu cầu nghỉ phép và nhiều nhiệm vụ quan trọng khác. Nhân viên và quản lý có thể nhận được câu trả lời tùy chỉnh dựa trên hướng dẫn của tổ chức, các tiêu chuẩn lao động và nội dung đào tạo.
Nhân viên và quản lý nhận được câu trả lời rõ ràng, trực tiếp và hệ thống có thể tự động thực hiện hành động dựa trên câu trả lời đó, giảm thiểu rủi ro sai lầm và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong công việc của họ.
Những điều cần xem xét
Trí tuệ nhân tạo tạo sinh có tiềm năng không thể chối cãi để biến đổi các quy trình làm việc của chúng ta, nhưng đồng thời cũng đặt ra những lo ngại về quản lý sự thay đổi. Doanh nghiệp cần có sự đồng thuận từ các quản lý và giúp họ hiểu rằng AI được thiết kế để hỗ trợ, giúp thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả: hỗ trợ quyết định, dành nhiều thời gian hơn để đào tạo và hướng dẫn đội nhóm, và cải thiện chất lượng tương tác với khách hàng.
Trong khi một số nhà lãnh đạo công nghệ đã bày tỏ lo ngại về sự phát triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo tạo sinh, rõ ràng có một nhu cầu ngày càng tăng về những loại công nghệ này, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp lao động chủ yếu như bán lẻ và nhà hàng. Như với bất kỳ công nghệ mới nào, sẽ có những thách thức cần vượt qua khi áp dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh, như nhiều doanh nghiệp đã tạo nền tảng bằng cách tận dụng AI trong quy trình quản lý nhân sự của họ. Các giải pháp WFM bao gồm nhiều kỹ thuật AI, chẳng hạn như học máy, tối ưu hóa và trí tuệ nhân tạo tạo sinh, có thể giúp doanh nghiệp biến đổi hiệu suất lao động và tương tác của nhân viên.
