Tác giả: Maxime Vermeir
Cập nhật vào ngày 3 tháng 4 năm 2024
Như việc điều hướng qua một lĩnh vực băng sao trong không gian rộng lớn, quá trình vận chuyển, giao nhận và logistics diễn ra với sự phức tạp bẩm sinh. Với giao dịch thương mại điện tử xuyên biên giới được dự đoán sẽ tăng mạnh lên tới 107% vào năm 2028, lượng tài liệu liên quan đến việc điều hướng sự mở rộng này của lô hàng là khổng lồ.
Xử lý không đúng các tài liệu này trong bất kỳ bước nào của quy trình giao hàng có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực như phí lưu kho bổ sung, hỏng hóc sản phẩm, trễ hẹn giao hàng và thậm chí là hủy đơn hàng. Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chu kỳ doanh thu, mà còn gây tổn thất trải nghiệm của khách hàng và uy tín thương hiệu.
Theo Phòng Thương mại Quốc tế và Tổ chức Thương mại Thế giới, trung bình có 36 tài liệu khác nhau với 240 bản sao được trao đổi cho mỗi lô hàng quốc tế – và chỉ có một phần trăm được kỹ thuật số hoàn toàn, có nghĩa là nhiều tổ chức logistics đang phải đối mặt với áp lực từ những quy trình này.
Những vấn đề phổ biến nhất gốc của những trễ này có số lượng lớn nhưng đơn giản về bản chất, có nghĩa là người quyết định trong chuỗi cung ứng có thể thực hiện các bước hiệu quả để ngăn chặn chúng nếu họ làm việc tích cực, chiến lược và theo kịp với sự tiên tiến của Trí Tuệ Nhân Tạo và đổi mới.
Bằng cách tận dụng các giải pháp Trí Tuệ Nhân Tạo chuyên biệt, các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng có thể giải quyết ba thách thức phổ biến gặp phải trong quy trình vận tải và logistics.
Giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công
Khối lượng các tài liệu như vận đơn, hóa đơn, biểu mẫu thông quan và các tài liệu khác liên quan đến vận chuyển quốc tế là quá lớn để xử lý một cách bền vững thông qua việc thủ công – hơn 45 triệu vận đơn được phát hành mỗi năm. Nếu quy trình làm việc của bạn liên quan đến việc phân bổ nhân viên cho việc nhập dữ liệu thủ công thường xuyên và lặp lại, bạn đã bắt đầu tụt lại và có khả năng phải chịu đựng thời gian đưa sản phẩm ra thị trường kéo dài.
Các nhà lãnh đạo kinh doanh đã thông thạo về các cuộc cách mạng trong trí tuệ nhân tạo đã nhận ra rằng triển khai chỉ một mô hình cơ bản không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và thậm chí có thể là một bài tập tốn kém, không hiệu quả và không hiệu suất.
Thay vào đó, nên tận dụng Trí Tuệ Nhân Tạo được xây dựng để xuất sắc trong các nhiệm vụ và ngữ cảnh kinh doanh cụ thể. Các giải pháp Trí Tuệ Nhân Tạo “được xây dựng với mục đích” này giảm thiểu chi phí và rủi ro về độ chính xác, mang lại giá trị kinh doanh cao hơn và giải quyết các thách thức thực tế.
Chiến lược này đã được nhóm nhà máy bia toàn cầu Carlsberg áp dụng, họ đã tiết kiệm hơn 140 giờ làm việc mỗi tháng bằng việc sử dụng xử lý tài liệu thông minh (IDP). Với sức mạnh của Trí Tuệ Nhân Tạo được xây dựng với mục đích, Carlsberg đã đạt được tỷ lệ xử lý đơn hàng không cần chạm tới 92%, tăng tốc độ giao hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Trước đây, các quy trình nhập đơn hàng và đăng ký giao hàng của Carlsberg là hoàn toàn thủ công. Bằng cách tự động hóa quy trình quét phiếu giao hàng, tập đoàn sản xuất bia này đã có những bước tiến hiệu quả đột phá và vượt qua thách thức logistics này với chiến lược Trí Tuệ Nhân Tạo chuyên biệt và tập trung.
Đảm bảo độ chính xác của tài liệu và tuân thủ quy định
Việc sử dụng tài liệu không chính xác hoặc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến các vấn đề lớn và gây ra các rào cản lớn cũng như phạt tài chính, không để lại lỗi lầm.
Xử lý các tài liệu hải quan mà không có Trí Tuệ Nhân Tạo tương đương với việc bắt đầu một cuộc phiêu lưu ‘Rick & Morty’ mà không có súng cổng: hỗn loạn và đầy trì hoãn. Xử lý Tài Liệu Thông Minh (IDP) là công cụ của bạn để duy trì kiểm soát của vũ trụ tài liệu của bạn, đảm bảo mọi bước của tài liệu tuân thủ hoàn hảo.
Sau BREXIT, gánh nặng hành chính của việc di chuyển hàng hóa qua biên giới UK/EU đã tăng lên đáng kể – tuy nhiên, nhà cung cấp bánh ngọt có trụ sở tại Ireland, Portumna Pastry đã có thể tăng tốc quá trình thông quan hải quan bằng cách sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo để trích xuất dữ liệu từ các tài liệu vận tải và logistics phức tạp với độ chính xác 100%, duy trì tuân thủ mà không cần sự giám sát liên tục từ con người.
Bằng cách tận dụng xử lý tài liệu thông minh (IDP) được cung cấp bởi Trí Tuệ Nhân Tạo chuyên biệt, Portumna đã giảm thời gian thông quan hải quan tại biên giới EU/UK từ một giờ xuống chỉ còn năm phút, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu nhập liệu thủ công, giảm thiểu trì hoãn đắt đỏ và đảm bảo sản phẩm của họ đến đến kệ hàng cửa hàng đúng thời hạn.
Các nền tảng xử lý tài liệu thế hệ tiếp theo tích hợp các kỹ năng Trí Tuệ Nhân Tạo đã được đào tạo trước được tùy chỉnh cho các tài liệu cụ thể, cho phép chúng không chỉ nhận diện và trích xuất dữ liệu chính mà còn hiểu nó trong ngữ cảnh của tài liệu. Họ về cơ bản đang đọc, hiểu và lý luận về việc làm gì tiếp theo với dữ liệu từ tài liệu giống như một con người. Những kỹ năng này giúp các doanh nghiệp xử lý mọi tài liệu một cách chính xác và hiệu quả không phụ thuộc vào ngôn ngữ, nội dung, định dạng hoặc độ phức tạp của nó. Được trang bị xử lý ngôn ngữ tự nhiên kích hoạt bởi Trí Tuệ Nhân Tạo, học máy và nhận diện ký tự quang học, IDP giữ cho các nhà vận chuyển chính xác và tuân thủ yêu cầu quy định để tránh trì hoãn đắt đỏ.
Đẩy nhanh quá trình thanh toán thuế và phí một cách chính xác
Một khía cạnh quản lý chính của vận chuyển quốc tế là các mã thuế, đòi hỏi sự chính xác và phối hợp như một vũ công ballet để điều hướng mà không gây ra các lỗi đắt đỏ. Đảm bảo hàng hóa được phân loại chính xác theo các mã này là cực kỳ quan trọng – như bạn có thể đoán được, sự phân loại sai lệch có thể dẫn đến các hình phạt và trì hoãn cho sản phẩm của bạn khi vận chuyển. Trí Tuệ Nhân Tạo mang lại mức độ chính xác đó cho các mã thuế, đảm bảo rằng vũ điệu logistics tiến triển mà không có bất kỳ sai lầm nào.
Tập đoàn Deutsche Post DHL là công ty logistics hàng đầu thế giới, có hơn 570.000 nhân viên tại hơn 220 quốc gia để vận chuyển qua biên giới. Quy mô lớn này đòi hỏi hiệu quả và sự chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết để duy trì sự tuân thủ đúng đắn đối với các mã khác nhau trên toàn thế giới.
Bằng cách tận dụng việc sử dụng Trí Tuệ Nhân Tạo cho việc thu thập, phân loại và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và biểu mẫu hải quan, DHL đã đạt được sự tăng cường hiệu quả lên đến 70% và tự động hóa quy trình xử lý hàng nghìn hóa đơn từ 124 nhà cung cấp khác nhau.
Tương tự, Milaha, một trong những công ty hàng hải và logistics hàng đầu tại Trung Đông, đã đạt được thành công tương đương khi tự động hóa hàng trăm hóa đơn mà họ nhận được hàng ngày ở cả định dạng giấy và kỹ thuật số. Bằng cách tích hợp IDP vào nền tảng tự động hóa quy trình của mình (RPA), Milaha đã giảm thời gian xử lý hóa đơn lên đến 64% để giảm thiểu các lỗi và tăng năng suất lao động.
Duy trì một cách tiếp cận mục đích đối với Trí Tuệ Nhân Tạo
Không thể tránh khỏi sự phức tạp trong các quy trình vận chuyển và logistics, cũng như không có một giải pháp phù hợp cho tất cả các thách thức phức tạp và đa dạng inherent trong vận chuyển quốc tế.
Cố gắng triển khai Trí Tuệ Nhân Tạo mà không chú ý đúng mức đến các biến số và hoàn cảnh mà doanh nghiệp của bạn đối mặt là không thể tạo ra giá trị thực sự, trái với những tuyên bố không đáng tin của nhiều startup Trí Tuệ Nhân Tạo đã xuất hiện trong năm qua. Chiến lược dựa trên mục tiêu và quyết định dựa trên dữ liệu là con đường tới thành công, và các nhà lãnh đạo chuỗi cung ứng nên sử dụng các công cụ đã có sẵn để hướng dẫn các nỗ lực tự động hóa và đạt được sự xuất sắc trong hoạt động.
Để tận dụng đầy đủ quy trình kinh doanh của họ, người ra quyết định có thể tận dụng khai thác công việc và quy trình được trang bị Trí Tuệ Nhân Tạo để kiểm tra các quy trình cốt lõi của họ và tìm ra các cơ hội phù hợp để cải thiện, đảm bảo rằng mọi nỗ lực cải tiến và tự động hóa thông minh đều trên một con đường mục đích để đạt được hiệu quả.
Các nền tảng thông minh quy trình tiên tiến có thể tận dụng Trí Tuệ Nhân Tạo để dự đoán kết quả của các cải tiến đề xuất cho quy trình làm việc, cho phép người ra quyết định hiểu rõ về những hậu quả của các đầu tư như vậy trước khi bắt đầu triển khai. Được biết đến với tên gọi là “mô phỏng quy trình”, khả năng này giảm ngưỡng nguy cơ của việc tự động hóa thông minh bằng cách giảm thiểu rủi ro của các nỗ lực thất bại, nợ kỹ thuật và tài nguyên lãng phí.
Trong cảnh quan phức tạp của logistics, nơi sự chính xác gặp gỡ với tốc độ của một cuộc đua xe Pro Rally, việc tích hợp Trí Tuệ Nhân Tạo vào chiến lược của bạn giống như tìm ra người phụ lái hoàn hảo. Điều quan trọng là đảm bảo mọi phần của hành trình của bạn diễn ra một cách mượt mà và hiệu quả như một khúc cua được điều chỉnh thành thạo trên đường đua, đảm bảo không chỉ là tốc độ mà còn là sự chính xác trong mọi quyết định. Trong cuộc đua này chống lại thời gian và sai sót, các chiến thuật AI định hướng mục đích giữ cho bạn luôn đứng đầu, biến những trì hoãn tiềm ẩn thành không gì khác ngoài một bóng đen thoáng qua trong gương hậu của bạn.
