Tác giả: Cullen Childress
Ngày 7 tháng 12 năm 2023
Nhân viên của bạn có thể cảm thấy như những con robot.
Việc cố gắng duy trì trong thế giới ngày càng liên mạng và luôn hoạt động của chúng ta thường đồng nghĩa với việc chúng ta liên tục nhận được một loạt các cảnh báo từ các ứng dụng và công nghệ khác nhau mà chúng ta sử dụng để làm công việc. Chúng ta bị quấy rối bởi cuộc gọi điện thoại, email, tin nhắn văn bản, tin nhắn trên Slack, và nhiều hình thức giao tiếp khác. Nhóm của chúng ta kết nối với nhau nhiều hơn bao giờ hết, nhưng thực tế có thể đang hạn chế năng suất và sự hợp tác của chúng ta. Một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng nhân viên hiện tại đã dành gần 30% thời gian của họ cho email, dẫn đến mức độ căng thẳng cao và áp lực phải đáp ứng tin nhắn thay vì tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Mặc dù giao tiếp là chìa khóa quan trọng cho sự hợp tác và sự sáng tạo trong nhóm, đặc biệt là trong môi trường lao động lai và làm việc từ xa hiện nay, sự quá mức trong giao tiếp đang làm trở ngại cho khả năng làm việc hiệu quả và đang ngăn chặn sự sáng tạo thay vì thúc đẩy nó.
Tình huống quá tải giao tiếp này là hiện thực đối với hầu hết các nhóm trong các bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Tuy nhiên, tin vui là có một giải pháp để tối ưu hóa giao tiếp nội bộ, yêu cầu và nhiệm vụ.
Đội ngũ Công nghệ thông tin đã lâu đã nhận ra giá trị của các giải pháp Quản lý Dịch vụ Công nghệ thông tin (ITSM) trong việc tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc. Những hệ thống này sử dụng Trí tuệ Nhân tạo để tự động hóa các nhiệm vụ thông thường, ưu tiên xử lý các yêu cầu và cung cấp các tùy chọn tự phục vụ cho nhân viên. Thay vì chỉ có một người thực hiện một mình, Trí tuệ Nhân tạo nhanh chóng hỗ trợ các nhiệm vụ đơn giản như tự động hóa định tuyến yêu cầu dịch vụ, sử dụng trợ lý ảo để trả lời câu hỏi thường gặp và phát triển một vòng lặp phản hồi không ngừng để cải thiện trải nghiệm người dùng cuối.
Một cuộc khảo sát gần đây với các khách hàng của SolarWinds cho thấy rằng các tính năng Trí tuệ Nhân tạo trong các giải pháp ITSM đã giúp đội ngũ Công nghệ thông tin giảm thời gian giải quyết các yêu cầu dịch vụ điều chỉnh 24% và tiết kiệm trung bình 23 giờ mỗi tuần. Những lợi ích này có thể ngày càng được tận dụng không chỉ trong các đội ngũ Công nghệ thông tin mà còn qua việc chuyển đến cái được gọi là “Quản lý Dịch vụ Doanh nghiệp,” cho phép các bộ phận khác xây dựng hệ thống quản lý yêu cầu của họ được động viên bởi Trí tuệ Nhân tạo.
Đóng cửa cống truyền thông: Trí tuệ Nhân tạo và Quản lý Dịch vụ Doanh nghiệp ra tay giúp đỡ
Sự mở rộng của Quản lý Dịch vụ Doanh nghiệp (ESM) cung cấp cho mọi bộ phận trong tổ chức một cổng thông tin dịch vụ riêng, hệ thống quản lý yêu cầu và danh mục dịch vụ. Điều này giúp các bộ phận như Nhân sự, Pháp lý, Tiếp thị, Bán hàng và các bộ phận khác có cơ hội tận hưởng sự tăng cường hiệu suất và năng suất tương tự như đội ngũ Công nghệ thông tin đã trải qua trong nhiều năm. Với sự tích hợp của Trí tuệ Nhân tạo vào các dịch vụ ESM, nó tiếp tục hỗ trợ sự hợp tác giữa các bộ phận, giúp toàn bộ tổ chức nâng cao việc cung cấp dịch vụ, quản lý yêu cầu một cách tốt hơn và tăng tốc quy trình làm việc để cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng.
Hãy xem xét một bộ phận Nhân sự, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức, từ tuyển dụng và giới thiệu mới đến quản lý phúc lợi và tương tác với nhân viên. Họ thường xuyên bị quấy rối bởi các yêu cầu, từ đơn xin nghỉ đến vấn đề liên quan đến lương và mọi thứ khác ở giữa. Các kênh truyền thông truyền thống như email, điện thoại và tin nhắn tức thì thường dẫn đến các chướng ngại và chậm trễ, khiến cho các bộ phận Nhân sự phải đối mặt với khó khăn trong việc bắt kịp.
Với hệ thống ESM, các bộ phận Nhân sự có thể biến đổi hoạt động của họ và giảm đáng kể nhu cầu sử dụng email hoặc điện thoại. Ví dụ, các đơn xin nghỉ có thể được tối ưu hóa thông qua hệ thống ESM. Nhân viên có thể gửi yêu cầu thông qua cổng thông tin, sau đó hệ thống sẽ tự động định tuyến chúng để được phê duyệt từ các quản lý phù hợp, với thông báo và nhắc nhở tích hợp. Điều này giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận Nhân sự và đảm bảo rằng các yêu cầu được xử lý kịp thời, nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Ưu Thế của Trí tuệ Nhân tạo: Mở Rộng Thành Công Trên Toàn Tổ Chức
Các lợi ích của ESM trở nên ngày càng tốt hơn với sự tích hợp của Trí tuệ Nhân tạo, điều đã được chứng minh là một công cụ mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Các thuật toán Trí tuệ Nhân tạo trong ESM có thể phân tích dữ liệu được tạo ra bởi các yêu cầu và tương tác khác nhau, cung cấp thông tin quý giá cho tất cả các nhóm. Các giải pháp ESM được động lực bởi Trí tuệ Nhân tạo có thể vượt ra khỏi việc chỉ định đúng yêu cầu vé, ví dụ, bằng cách cung cấp phản hồi cá nhân dựa trên hồ sơ và tương tác trước đó của nhân viên. Trí tuệ Nhân tạo cũng có thể xác định xu hướng trong các yêu cầu của nhân viên, giúp các bộ phận tích cực đối mặt với các vấn đề phổ biến và cải thiện chính sách và quy trình làm việc của công ty. Với sự hứa hẹn của Trí tuệ Nhân tạo, toàn bộ tổ chức sẽ trở nên hiệu suất và hiệu quả hơn.
Trí tuệ Nhân tạo sẽ có ảnh hưởng sâu sắc đến doanh nghiệp và nhóm làm việc của chúng ta. Ngược lại với một số lo ngại, chúng tôi dự đoán rằng điều này sẽ giúp giải phóng thời gian của nhóm cho công việc có tác động lớn hơn thay vì gây mất việc làm. Chúng ta có thể kỳ vọng mọi người sẽ làm việc cùng với đồng nghiệp Trí tuệ Nhân tạo mới của họ trong khi đảm nhận các vai trò sáng tạo và đẩy động đổi mới mà Trí tuệ Nhân tạo không thích hợp. Nói một cách đơn giản, thay vì thay thế công việc, Trí tuệ Nhân tạo sẽ giúp con người sử dụng thời gian của họ ở những nơi có tính hấp dẫn và tác động lớn nhất.
Các tổ chức không thể chấp nhận để giao tiếp nội bộ không hiệu quả làm chậm quá trình hoạt động và sự sáng tạo của họ. Đến lúc nên tưởng tượng một nơi làm việc, nơi mà nhân viên trong toàn bộ tổ chức có thể tập trung vào trách nhiệm chủ yếu của họ thay vì bị áp đảo bởi một lượng lớn cảnh báo và thông báo. Tương lai của công việc đã đến, dẫn đến sự sáng tạo, đổi mới và năng suất chưa từng có, không kể kích thước của doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp.
